Como descrever uma não conformidade

Aprenda com a consagrada sigla 5W e 1H

Descrever uma não conformidade vai além de pontuar um erro ou fazer uma descrição negativa em uma auditoria. O registro dela serve como instrumento de aprendizado e melhoria contínua. Por isso, deve existir um método padronizado de descrevê-las, e a Afam Consultoria cita o consagrado 5W e 1H. Esta metodologia aborda todos os aspectos que cercam a ocorrência e que podem servir para a elaboração das soluções.

São eles:

When: Quando a não conformidade aconteceu?

What: O que aconteceu de fato?

Who: Quem é o responsável? Quem presenciou o fato? Quem participou?

Where: Onde a não conformidade aconteceu?

Why: Por que a não conformidade precisa ser descrita?

How: Como a não conformidade aconteceu?

Vamos imaginar uma situação: o analista da qualidade chega ao seu trabalho, pela manhã, e se depara com a seguinte descrição: “transbordamento de tanque na ETE”. É uma informação incompleta, que não diz muita coisa que possa ajudar futuramente. O analista vai pesquisar, e descobre variáveis importantes e ao final do dia, reescreve a não conformidade desta forma:

No dia 15 de abril de 2019, às 8:00h horas do primeiro turno (when quando), o operador Carlos Colombo (who / quem) presenciou um transbordamento (what / o quê) no tanque TAG 09778 da ETE (where / onde), motivado por um sensor inoperante (how/ como), contradizendo as determinações do requisito 8.1 da norma NBR ISO 14001:2015 e ao procedimento interno POC 03 de manutenção e inspeção (por que /why) (a não conformidade precisa ser descrita porque contradiz um requisito normativo e a um procedimento).

Com essa descrição mais robusta, o responsável por investigar a causa raiz e implementar a solução tem vários elementos que podem ajudá-lo. Muitos sistemas e planilhas já contam com campos específicos do 5W e 1H ou 5W/2H. Quando isso não acontecer, é importante registrar a não conformidade num texto onde todos possam entender.

A Afam Consultoria oferece esse e muitos outros “insights” para seu sistema de gestão, sempre alinhada às tecnologias e boas práticas contemporâneas. Para saber mais, entre em contato conosco.